Política de tratamiento de datos personales Tecnologías CIWS S.A.S.

El presente documento contiene la Política de Tratamiento de Datos Personales de los que es responsable Tecnologías CIWS S.A.S, es decir, las obligaciones que en virtud de la Ley de Habeas Data recaen sobre la empresa, especialmente en cuanto a la implementación de los principios contenido en la Ley 1581/12. Contiene así mismo los procedimientos para la recolección, mantenimiento, uso, eliminación o disposición final de la información personal y los procedimientos para consultas y reclamos de los titulares.

Aprobado por el Representante Legal el 23 de agosto de 2025

INTRODUCCIÓN

Tecnologías CIWS S.A.S. (en adelante CIWS), persona jurídica de carácter civil, identificada con Nit. 900.433.093-8, con domicilio en la KR 71 A # 79 A - 52 de Bogotá, teléfono (601) 7169537; mediante la presente Política adopta y establece las reglas aplicables al tratamiento de datos personales por parte de CIWS y las entidades aliadas o vinculadas a quienes ésta transmita o transfiera datos personales, en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento, frente a los clientes, empleados, proveedores, contratistas, visitantes y demás terceros (en adelante los Titulares), con quienes tenga relación en virtud de su existencia y funcionamiento.

Las reglas contenidas en esta Política se expiden en concordancia con lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, en lo que corresponde a la garantía de la intimidad de las personas, el ejercicio del habeas data y la protección de datos personales, en conexidad con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en el Tecnologías CIWS S.A.S y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

En consecuencia, esta Política regula las finalidades y procedimientos para el tratamiento de las bases de datos de las que es responsable o encargada CIWS, así como los medios con que cuentan los Titulares para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales o revocar la (s) autorización (es) otorgadas.

El ingreso a CIWS, la presentación de peticiones, la celebración de contratos y/o la aceptación expresa o inequívoca del tratamiento de los datos personales de los Titulares, implica la aceptación de la presente Política de Privacidad y su autorización para los usos y tratamientos contenidos en ella.

ARTÍCULO 1. OBJETO

La presente Política de Privacidad se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de CIWS, como Responsables y/o Encargados del Tratamiento de Datos Personales de personas naturales, conforme las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que en adelante las modifiquen y/o adicionen.

ARTÍCULO 2. DEFINICIONES

Para efectos de comprender e interpretar la terminología aquí empleada, así como la demás documentación que se relacione con el tratamiento de datos personales de CIWS, tales como autorizaciones, contratos de transmisión o transferencia, respuestas a peticiones, etc.;

• Aviso de privacidad: Documento puesto a disposición del titular, para informarle sobre el tratamiento de sus datos personales, las políticas aplicables, el acceso a las mismas y las finalidades.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales
• Base de datos personales. Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
• Base de datos automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.
• Base de datos no automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
• Cesión de datos. Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien está habilitado como cesionario.
• Custodio de la base de datos. Es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior CIWS.
• Dato personal. Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.
• Dato personal sensible. Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.
• Encargado del tratamiento. Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Fuentes accesibles al público. Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser efectuada por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.
• Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
• Procedimiento de análisis y creación de información. Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.
• Procedimiento de disociación. Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.
• Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales con el derecho a la información.
• Propietario de la base de datos. En los procesos Judiciales y Extrajudiciales de CIWS, es propietario de la base de datos, el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de estos, los gestiona y los tiene bajo su control. El concepto de propietario de la base de datos deberá entenderse en los términos de la ISO 27001.
• Responsable del tratamiento. Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.
• Titular del dato personal. Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
• Tratamiento de datos. Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se efectúan sobre datos personales tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
• Usuario. Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
• Violación de datos personales. Es el delito creado por la Ley 1273 de 2009, contenido en el Artículo 269 F del Código Penal Colombiano. El tipo penal es el siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes"

ARTÍCULO 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Los preceptos contenidos en esta Política se aplicarán al tratamiento de datos personales efectuado dentro del territorio colombiano, o cuando el responsable y/o encargado se encuentre ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en esta Política de Seguridad de la información de carácter personal, se aplicarán a cualquier registro de base de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación laboral, de sus proveedores y de sus clientes, que se encuentre en custodia de CIWS, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.

CIWS se encargará directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo la atención e implementación de los procedimientos y lineamientos idóneos y adecuados para la protección de los datos personales y el cumplimiento de la confidencialidad de los mismos.

Todo el personal administrativo y operativo, clientes y proveedores que hubiesen ingresado a CIWS o generado vinculo contractual con anterioridad a la entrada de vigencia de la presente política y administración de bases de datos, quedara cubierto por los procesos, procedimientos y acciones de prevención para la buena administración de los datos personales, así como de reserva de la información. La señalada actualización se comunicará por los canales internos y externos dispuestos por CIWS para tal fin, dando cumplimiento al numeral segundo del artículo 7 y 10 del Decreto 1377 de 2013.

Todos los procesos organizacionales de CIWS que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta Política.

ARTÍCULO 4. DESTINATARIOS

La presente Política será aplicable y consecuentemente obligará a las siguientes personas:

1. Socios Accionistas
2. Representante Legal
3. Personal interno de CIWS, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal
4. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a CIWS bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se efectúe cualquier tratamiento de datos de carácter personal. Esta previsión deberá incluirse en todos los contratos.
5. Clientes de CIWS, tanto personas naturales como jurídicas con las cuales se mantenga una relación legal de orden contractual.
6. Aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario, contractual, entre otras.
7. Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.
8. Las demás personas que establezca la Ley.

ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La protección de datos personales por parte de CIWS, estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales; tales principios se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia; son principios aplicables a esta Política, los consagrados en las normas internacionales, en las leyes colombianas y en la Jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los Derechos Fundamentales vinculados a los datos de carácter personal además de los siguientes:

5.1. Consentimiento informado o principio de libertad

El tratamiento de datos personales por parte de CIWS, sólo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado y/o inequívoco de su titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización de su titular, salvo mandato legal o judicial que sustituya el consentimiento del titular.

5.2. Legalidad

El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los destinatarios de la Ley 1581 de 2012 deben sujetarse a lo dispuesto en ésta.

5.3. Finalidad del dato

El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución Política y la Ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento.

5.4. Calidad o veracidad del dato

Los datos de carácter personal recolectados por CIWS deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

5.5. Transparencia

En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

5.6. Pertinencia del dato

Los datos personales que recaude CIWS, deberán ser procedentes, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad y el objeto para los que se obtienen.

5.7. Acceso y circulación restringida

Los datos personales que recolecte o trate CIWS serán usados solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros, salvo autorización expresa de su titular y/o requerimiento de autoridad judicial competente.

Los datos personales bajo la custodia de CIWS no podrán estar disponibles en internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, lo anterior con el fin de brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme con lo dispuesto en la Ley.

5.8. Temporalidad del dato

Cumplida la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal CIWS deberá prescindir de su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes para el cumplimiento de tal fin.

5.9. Seguridad del dato

CIWS, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según corresponda, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. CIWS, conforme la clasificación de los datos personales, implementará todas las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5.10. Confidencialidad

CIWS y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual que CIWS implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos que garanticen lo preceptuado.

5.11. Deber de información

CIWS informará a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado, así como de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Informará además sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro tal y como lo exige la Ley.

5.12. Protección especial de datos sensibles

CIWS sólo recolectará datos personales de carácter sensible cuando ello sea necesario y pertinente para el desarrollo de su objeto social. En cada caso deberá obtener autorización expresa del titular, o bien verificar que su tratamiento se origine y legitime en el marco de una relación contractual y/o negocial, o bien provenga de autorización legal. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de medidas de seguridad altas.

ARTÍCULO 6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en las bases de datos que reposen en los sistemas de información de CIWS, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la Ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y corresponderán al titular del dato de manera originaria, salvo las excepciones de Ley.

6.1. Derecho de acceso

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.

6.2. Derecho de actualización

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido lugar a alguna modificación.

6.3. Derecho de rectificación

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos, inexistentes o incongruentes.

6.4. Derecho de cancelación o supresión

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la Ley o contractualmente pactados en contrario.

6.5. Derecho a la revocatoria del consentimiento

El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar total o parcialmente el consentimiento o la autorización que habilita a CIWS para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la Ley o contractualmente pactados en contrario.

6.6. Derecho de oposición

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. El Representante Legal de CIWS, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, tomará la decisión correspondiente.

6.7. Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones

El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. Previo a ello deberá haber agotado el ejercicio de su derecho frente a CIWS conforme a la Ley 1581 de 2012.

6.8. Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos

En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales por parte de CIWS.

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

6.8.1. Cuando sea solicitada por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.

6.8.2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.

6.8.3. En casos de emergencia médica o sanitaria.

6.8.4. Cuando sea tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

6.8.5. Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

ARTÍCULO 7. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA POLÍTICA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS

7.1. Deberes para los responsables del tratamiento

Cuando CIWS o cualquiera de los destinatarios de esta Política, asuma la calidad de responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta Política y en la Ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. CIWS cumple con esta obligación a través de la adopción de esta Política.
12. Informar al encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los “Códigos de Seguridad” y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.2. Deberes de los encargados del tratamiento de datos personales

Cuando CIWS o cualquiera de los destinatarios de esta Política, asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley.
4. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta Política y en la Ley.
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
7. Registrar en la base de datos la leyenda "RECLAMO DE HABEAS DATA EN TRÁMITE" en relación con la información personal que se discuta o cuestione por los titulares, acorde con la forma en que se regule en la Ley.
8. Insertar en la base de datos la leyenda "INFORMACION SOBRE HABEAS DATA EN DISCUSION JUDICIAL" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por otra autoridad competente.
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.3. Deberes comunes de responsables y encargados del tratamiento

Además de los deberes antes descritos, CIWS y cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:

1. Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata CIWS.
2. Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las bases de datos que contengan datos personales.
3. Adoptar procedimientos de respaldo o back up de la base de datos que contienen datos personales.
4. Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta Política por parte de los destinatarios de la misma.
5. Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.
6. Aplicar esta Política sobre protección de datos personales en armonía con la “Política de Seguridad de la Información”.
7. Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.
8. Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.

ARTÍCULO 8. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN

En desarrollo del derecho constitucional de Hábeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular del dato o interesado habilitado legalmente (causahabientes y representantes legales), CIWS adopta el siguiente procedimiento:

8.1. El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el titular esté representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario, habida cuenta de que se trata del ejercicio del Derecho Fundamental al Habeas Data. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

8.2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal KR 71 A # 79 A - 52 de Bogotá o al correo electrónico habeasdata@ciws.co, habilitado por CIWS para el ejercicio del Hábeas Data.

8.3. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:

8.3.1. Nombre e identificación del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.

8.3.2. Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición al tratamiento y/o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que CIWS proceda, como responsable de la base de datos, a dar respuesta.

8.3.3. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.

8.3.4. Documentos que soportan la solicitud, si a ello hay lugar.

Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, CIWS así lo comunicará al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Hábeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. CIWS podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta, queja o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, CIWS indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva base de datos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que aparezcan las siguientes leyendas: “RECLAMO POR HABEAS DATA EN TRÁMITE” y “RECLAMO POR HABEAS DATA RESUELTO”.

CIWS, cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince (15) días si se trata de un reclamo. En los mismos plazos anteriores se pronunciará CIWS cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de quince (15) días, se informarán al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros quince (15) días.

CIWS, en los casos que detente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que este dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.

CIWS documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la empresa. Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito.

ARTÍCULO 9. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES

CIWS, como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad empresarial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información y demás archivos CIWS.

El registro central de bases de datos personales permitirá:

9.1. Inscribir toda base de datos personales contenida en los sistemas de información y demás archivos de CIWS a cada base se le asignará un número de registro.

9.2. La inscripción de las bases de datos personales indicará: (i) El tipo de dato personal que contiene; (ii) La finalidad y uso previsto de la base de datos; (iii) Identificación del área CIWS que hace el tratamiento de la base de datos; (iv) Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos; (v) Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal que contiene; (vi) Ubicación de la base de datos en los sistemas de información de CIWS; (vii) El colectivo de personas o grupo de interés cuyos datos están contenidos en la base de datos; (viii) La condición de CIWS como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento de las bases de datos; (ix) Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe; (x) Procedencia de los datos y procedimiento en la obtención del consentimiento; (xi) Empleado de CIWS custodio de la base de datos; (xii) Los demás requisitos que sean aplicables conforme al reglamento de la ley que llegare a expedirse.

9.3. De manera mensual se registrarán, para efectos de cumplimiento y auditoria, los cambios surtidos en las bases de datos personales en relación con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se dejará constancia por el custodio de la misma.

9.4. La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiadas por CIWS, serán documentados en este registro central.

9.5. El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de datos personales, indicando el origen de la misma.

9.6. La cancelación de la base de datos personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por CIWS para hacer efectiva la cancelación.

ARTICULO 10. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de CIWS, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros:

10.1. Datos personales relacionados con la gestión del recurso humano

CIWS tratará los datos personales de sus trabajadores, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o prestación de servicios.

10.1.1. Tratamiento antes de la relación laboral

CIWS informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección; y obtendrá la autorización requerida para entregar dicha información a terceros y para cualquiera otra finalidad distinta a la de participar en este proceso.

CIWS, una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y devolverá a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados; cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular. La información obtenida por CIWS respecto de quienes no fueron seleccionados, concretamente los resultados de las pruebas psicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

CIWS cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso en cumplimiento de esta Política. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en CIWS, serán almacenados en archivos determinados para el efecto, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes del CIWS y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está estrictamente prohibido.

10.1.2. Tratamiento de datos durante la relación laboral

CIWS almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los trabajadores/contratistas en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de estos. El tratamiento y acceso a esta información, en formato físico o digital, será procedente acorde con los procedimientos establecidos por la administración.

10.1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual

Terminada la relación laboral/contractual, cualquiera que fuere la causa, CIWS procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo central, durante 10 años, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altos, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.

Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal para un uso diferente.

CIWS tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares.

10.2. Tratamiento de datos personales en procesos de contratación

Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con CIWS accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de trabajadores CIWS y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta Política, así como las medidas de seguridad que le indique CIWS según el tipo de dato de carácter personal tratado.

Para tal efecto se incluirá la previsión de verificación respectiva en el contrato o documento que legitime la entrega de los datos personales. CIWS verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

10.3. Tratamiento de datos personales de proveedores

CIWS, solo recibirá de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a CIWS, por su naturaleza jurídica, la divulgación de datos del proveedor - persona física - consecuencia de un proceso de selección, esta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta Política y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

CIWS recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de este, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

Cuando CIWS entregue datos de sus trabajadores a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta Política. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitime la entrega de los datos personales. CIWS verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

Los proveedores al autorizar por cualquier medio, el tratamiento de su información, aceptan que la empresa podrá utilizar, conservar, transferir, recolectar, almacenar y usar la información personal con el objeto de: (i) Ingresar información a la base de datos de proveedores de CIWS; (ii) Recolectar y tratar su información y la de sus representantes o empleados con la finalidad de llevar a cabo las siguientes actividades; (iii) Pago de obligaciones contractuales; (iv) Reporte a entidades gubernamentales; (v) Entrega de información a entidades gubernamentales o judiciales que la requieran; (vi) Soporte en procesos de auditoría externa e interna; (vii) Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato en caso de llegar a contratarse.

Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por CIWS, tendrá como única finalidad verificar la idoneidad y competencia de tales empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, CIWS podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

10.4. Tratamiento de datos personales de clientes de CIWS

La recolección de datos de personas físicas que CIWS trate en desarrollo de acciones relacionadas con sus clientes, bien sea consecuencia del desarrollo de su objeto social o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta Política. Para el efecto, previamente CIWS informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice y que estén relacionados con estas actividades.

Dichos datos serán tratados con la finalidad de controlar ingresos y salidas y verificar situaciones puntuales de seguridad.

10.5. Tratamiento de datos personales de los exempleados, excontratistas de CIWS

La recolección de datos de personas físicas que CIWS trate en desarrollo de acciones relacionadas con los exempleados, excontratistas, bien sea consecuencia del desarrollo de su objeto social o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta Política. Para el efecto, previamente CIWS informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice y que estén relacionados con estas actividades.

Los datos personales de los ex empleados, ex contratistas, se utilizarán con las finalidades de ejercer control de ingreso y salida de las instalaciones, expedir certificados laborales, expedir certificaciones contractuales, elaborar estadísticas, notificaciones, difundir comunicaciones de interés, responder peticiones y tutelas, rendir informes a los órganos de dirección de CIWS, efectuar consultas y reportes ante autoridades administrativas, judiciales y centrales de riesgo, llevar la contabilidad y realizar reportes exógenos a autoridades administrativas y judiciales, recaudar cartera y realizar gestión documental; los datos personales biométricos recolectados por CIWS, directamente o a través de terceros mediante las cámaras de vigilancia instaladas en las instalaciones de la empresa, serán utilizados con fines de seguridad, control y verificación de incumplimiento de obligaciones no pecuniarias.

El medio y registro de estos datos es digital, en archivos almacenados en servidores de la empresa o de terceros que garanticen la presente política de tratamiento y protección de datos. Los archivos se encontrarán en custodia de la gerencia técnica quien contara con los medio técnicos y tecnológicos para acceder a las bases de datos.

10.6. Tratamiento de datos personales de visitantes y comunidad en general

La recolección de datos de personas físicas que CIWS trate en desarrollo de acciones relacionadas con visitantes y la comunidad, bien sea consecuencia del desarrollo de su objeto social o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta Política. Para el efecto, previamente CIWS informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice y que estén relacionados con estas actividades.

ARTÍCULO 11. PROHIBICIONES

En desarrollo de esta Política de Seguridad de la Información Personal CIWS, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento:

11.1. CIWS prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de CIWS. El incurrir en esta prohibición por parte de los empleados de CIWS acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la Ley. El incurrir en esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con CIWS dará lugar a las consecuencias previstas para tales efectos, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar. En los contratos con los proveedores, en lo que el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a CIWS como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente o negligente del proveedor.

11.2. CIWS prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de CIWS. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de CIWS y contar con la autorización del custodio de la base de datos.

11.3. CIWS prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la Política sobre el buen uso de los recursos informáticos de la organización y/u otras normas expedidas por CIWS para estos fines. Los datos sensibles que llegaren a identificarse en el proceso de auditoría serán informados al usuario del recurso informático, con el fin de que este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, CIWS procederá a eliminarlos de manera segura.

ARTICULO 12. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES

La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de CIWS, está en cabeza del Representante Legal y de la gerencia técnica. En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente Política, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información de CIWS.

ARTÍCULO 13. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL

En el tratamiento de datos personales que efectúa CIWS, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, CIWS procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley y las tablas de retención documental de la empresa o las que la ley prevea, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

ARTÍCULO 14. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta Política, CIWS adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados. En desarrollo del principio de seguridad de los datos personales, CIWS adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de esta Política.

ARTÍCULO 15. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES

CIWS comunica a los destinatarios de esta Política el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su Artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales:

“ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.

b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.

c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.”

La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la Firma Jurídica asesora o al abogado asesor, o área jurídica de CIWS, con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capítulo 3 de la Ley 1581 de 2012 antes descritas.

Consecuencia de los riesgos que asume CIWS bien en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales, el incumplimiento de esta Política por parte de sus destinatarios dará lugar a las sanciones y/o medidas contempladas en las normas aplicables.

ARTÍCULO 16. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES

Cuando las autoridades del Estado soliciten a CIWS el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previniendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conlleva su indebido uso e inadecuado tratamiento.

ARTÍCULO 17. VIGENCIA

Esta Política ha sido aprobada por la gerencia, el día veintitrés (23) de agosto de dos mil veinticinco (2025).